7.1 Le rétroplanning de l’expérimentation

Le rétroplanning de l’expérimentation se subdivise en quatre phases : la préparation, le lancement, le suivi, la conclusion.

Déroulement

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Le rétroplanning met en évidence les dates charnières auxquelles les étapes de l’organisation doivent être menées à bien pour un lancement de l’expérimentation au jour dit. Il souligne les délais administratifs et facilite la prise de décision. Cf. fiche « Modèle de planning »

Comment procéder:

Comment procéder:
Comprendre les étapes de l’organisation et de l’expérimentation en elle-même
Placer les éléments sur le retroplanning :
Sur les avant-dernières colonnes de droite, mentionner le ou les mois prévus pour votre expérimentation. Positionner en amont les actions de communication à lancer, les réunions ou visioconférences de présentation avec les partenaires et les institutions… Poser, comme autant de jalons, les dates butoirs relatives : -aux demandes de subventions -aux demandes d’autorisations et d’aménagements (auprès de la Préfecture, du Département, de la Région…) -aux contractualisations avec l’ADEME/XD, avec une association-relais locale, un assureur, des constructeurs (selon les choix d’organisation) -à la mise en ligne de la pré-sélection des candidates et candidats et la date d’une réunion/visio « FAQ » pour les sélectionné(e)s -à la réalisation d’une enquête préalable de mobilité -au choix du partenaire de formation des testeurs (auto-école par exemple) -au choix du ou des partenaires pour l’entretien et la réparation des véhicules et, le cas échéant, de la date de formation que les constructeurs respectifs proposeront.
Programmer les réunions du comité d’organisation
Indiquer, dans les colonnes post-expérimentation : les délais de restitution des véhicules la réalisation du bilan financier le recueil des derniers questionnaires et l’analyse des résultats la validation de la vidéo (en fonction de votre stratégie de communication).
Positionner à votre convenance toutes actions, échéances et indications complémentaires De même que l’organisation est soumise en permanence à des changements et des imprévus, le rétroplanning n’est pas figé. Le cadre et la vue d’ensemble qu’il propose vous permettront de vous adapter aux complications, aux retards et à l’inattendu, de réajuster les délais prévisionnels. L’important est de lancer le projet suffisamment en amont de la date prévue pour l’expérimentation, car l’équipe projet doit disposer du temps nécessaire pour prendre en main le(s) véhicule(s), la logistique, la motivation des volontaires et la mise en place des éléments de sécurité.

Débrouille

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• Ayez une vision claire de qui mène quelle mission à quelle date et sous quel délai.

• Prévoyez systématiquement une marge de temps. De manière générale, augmentez de 25% la durée impartie à la réalisation d’une mission.

• Complétez et actualisez le rétroplanning en équipe afin que chacune puisse se l’approprier et qu’il soit pleinement un outil de pilotage et de suivi.

Exemple de planning : Document à télécharger (fichier .xls)